Hướng dẫn quy tắc đặt mã đối tượng trong Epicor

Hướng dẫn sử dụng Global supplier trong Epicor

Đồng bộ dữ liệu nhân viên từ HRM vào Epicor
Cách thiết lập Multi company process để sử dụng Global Part
Quy định cách nhập số hóa đơn đầu vào trong Epicor theo thông tư 78

Trong Epicor có các loại mã đối tượng (GroupCode) sau:
Nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, cơ quan nhà nước, ngân hàng

1/ Quy tắc đặt mã nhà cung cấp và mã khách hàng có độ dài là 6 ký tự, bao gồm 2 phân loại sau:
+ Phân loại 1: gồm 3 ký tự chữ đại diện cho tên viết tắt của khách hàng và nha cung cấp
Ví dụ:
Công ty CP bồn nước Sơn Hà                                   --> Phân loại 1: SHA
Công ty TNHH Sơn Hạnh                                           --> Phân loại 1: SHA
Công ty TNHH Hoa Hướng Dương                            --> Phân loại 1: HHD
Công ty TNHH Việt Hưng                                           --> Phân loại 1: VHD
SUPERSTAR GLOBAL LOGISTICS CO.,LTD            --> Phân loại 1: SGL
WITTMANN BATTENFELD(SINGAPORE) PTE LTD  --> Phân loại 1: WMB
SHANG YU HONGRUN REFRIGERATION CO. LTD --> Phân loại 1: SHR

+ Phân loại 2: gồm 3 ký tự số tăng dần nếu phân loại 1 trùng nhau
Ví dụ:
Công ty CP bồn nước Sơn Hà                                   --> Phân loại 2: 001--> VendorID: SHA001
Công ty TNHH Sơn Hạnh                                           --> Phân loại 2: 002--> VendorID: SHA002
Công ty TNHH Hoa Hướng Dương                            --> Phân loại 2: 001--> VendorID: HHD001
Công ty TNHH Việt Hưng                                           --> Phân loại 2: 001--> VendorID: VHD001
SUPERSTAR GLOBAL LOGISTICS CO.,LTD            --> Phân loại 2: 001--> VendorID: SGL001
WITTMANN BATTENFELD(SINGAPORE) PTE LTD  --> Phân loại 2: 001--> VendorID: WMB001
SHANG YU HONGRUN REFRIGERATION CO. LTD --> Phân loại 2: 001--> VendorID: SHR001

2/ Quy tắc đặt mã nhân viên (nếu nhân viên có phát sinh công nợ, mua hàng, tạm ứng)
Lấy mã nhân viên của HRM làm mã VendorID (độ dài 8 ký tự)
Ví dụ: LÊ THỊ NGỌC DUNG: VendorID: 12050017

3/ Quy tắc đặt mã đối với các cơ quan nhà nước như: Bảo hiểm xã hội, hải quan, chi cục thuế, cục thuế, ....
Độ dài 6 ký tự, trong đó:
+ Phân loại 1: gồm 04 ký tự chữ đại diện cho tên viết tắt của cơ quan đó
+ Phân loại 2: gồm 02 ký tự số tăng dần nếu phân loại 1 trùng nhau

Ví dụ:
CHI CỤC HQ QUẢN LÝ HÀNG GIA CÔNG                    --> HQUA01
CHI CỤC HQ KCN VIỆT NAM - SINGAPORE                --> HQUA02
CHI CỤC HQCK CẢNG SÀI GÒN KV 4/ICD-1               --> HQUA04
CHI CỤC HẢI QUAN KCX TÂN THUẬN                         --> HQUA05
CHI CỤC HQ CHUYỂN PHÁT NHANH HCM                 --> HQUA06
HẢI QUAN ĐỒNG NAI                                                    --> HQUA07
CHI CỤC HQ KCN MỸ PHƯỚC-ĐỘI THỦ TỤC KLH     --> HQUA08

4/ Quy tắc đặt mã đối tượng Ngân hàng
Cách đặt giống như nhà cung cấp
Ví dụ:
Ngân hàng Vietcombank --> VCB001
Ngân Hàng Vietinbank     --> VTB001

Lưu ý: không sử dụng bất kỳ ký tự khoảng trắng nào, KHÔNG bỏ dấu hoặc sử dụng các ký tự đặc biệt ở field này như : Á, Â, Ư, Ơ, Đ, @, #, %,^,&,* (,) khi đặt mã VendorID. Tất cả các đối tượng đều check thuộc tính "Global" để các công ty thành viên trong Group có thể kế thừa và đồng nhất dữ liệu.

Việc đặt mã đối tượng tuân thủ theo độ dài và theo qui tắc trên sẽ giúp đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống được dễ dàng, hạn chế sảy ra lỗi các Syntax của hệ thống và giúp các báo cáo không bị che mất dòng, mất ký tự khi in, ...