5 cấp độ/ loại báo cáo quản trị

Trong những năm gần đây, báo cáo phân tích quản trị đã phát triển thành một trong những thành phần thông minh kinh doanh quan trọng nhất, buộc các công ty phải điều chỉnh chiến lược của họ dựa trên những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.

Trong khi nhiều công ty đấu tranh để tận dụng một chiến lược kinh doanh thông minh hiệu quả, tầm quan trọng của thông tin phân tích đã tạo ra sự biến động dữ liệu mà không thể chỉ thu thập vào một bảng tính duy nhất. Việc tạo và sử dụng một báo cáo đơn lẻ và truyền đạt nhiều thông tin quan trọng giữa các bộ phận, phòng ban liên quan trong một công ty đã trở nên khó khăn hơn. Đó là lý do tại sao một doanh nghiệp cần một báo cáo phân tích tích hợp để giúp lọc dữ liệu quan trọng và cải thiện việc tạo báo cáo quản lý đầy đủ nhằm dẫn dắt hoạt động kinh doanh thành công.

Điều đó không có nghĩa là việc tạo các loại báo cáo này chỉ dành cho các nhà phân tích chuyên biệt, những người có thể đọc và giải thích dữ liệu phức tạp nhanh chóng hơn, nhưng với các công cụ Self-service BI giúp mở rộng kiến thức của tất cả nhân viên trong công ty, báo cáo phân tích có thể trở thành một trong những công cụ báo cáo vô giá nhất thúc đẩy tiến độ, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và sử dụng giao diện hiện đại mà mọi người đều hiểu.

Do đó, Việc nghiên cứu sâu hơn về báo cáo phân tích cũng như giá trị của nó trong bối cảnh kinh doanh thực tế và xem xét cách viết báo cáo phân tích với sự trợ giúp của hệ thống Epicor là việc hết sức cần thiết.

Hiện tại, Có 5 cấp độ báo cáo phân tích quản trị với mức độ phức tạp và giá trị khác nhau (different complexity levels and values).

1. Operational
2. Descriptive Analytics
3. Diagnostic Analytics
4. Predictive Analytics
5. Prescriptive Analytics

Báo cáo hoạt động (Operational Reports) được thiết kết để giúp điều hành doanh nghiệp (Run your Business), Còn Analytic Reports được thiết kết để quản trị doanh nghiệp (manage your business).

1. Operation report- Báo cáo hoạt động: giúp trả lời các câu hỏi như điều gì đang xảy ra? Loại báo cáo này được sử dụng trong công việc kinh doanh hàng ngày. Chúng giúp điều hành doanh nghiệp. Những báo cáo này thường được tạo ra hàng giờ hoặc hàng ngày bởi người dùng hoạt động. Các báo cáo điển hình này là các hóa đơn hoặc giấy báo có ngân hàng, Ủy nhiệm thu, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho, giao hàng, nhận hàng, danh sách đối chiếu thanh toán qua ngân hàng, các giao dịch ghi trên nhật ký GL, báo cáo phân bổ GL, báo cáo kế toán chi phí và doanh thu hàng ngày, báo cáo kết thúc kỳ tài chính v.v. Báo cáo hoạt động chứa thông tin thời gian thực, các bên liên quan có thể hành động nhanh chóng dựa trên kết quả để tuân thủ quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Descriptive analytics- Phân tích mô tả: giúp trả lời các câu hỏi như điều gì vừa xảy ra? Báo cáo về dữ liệu lịch sử cho phép người dùng doanh nghiệp khám phá và phân tích xu hướng (trend) bằng cách xem xét các giai đoạn trong quá khứ của doanh nghiệp. Các giao dịch từ các kỳ tài chính đã đóng hoặc các năm so với các số liệu đầu năm (YTD) hoặc đầu tháng (MTD), các bản tóm tắt số dư định kỳ cho thấy một bức tranh tài chính tốt của công ty. Báo cáo mô tả phức tạp hơn và cần hỗ trợ tự các công cụ tự động để người dùng doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng báo cáo của riêng họ phù hợp với các yêu cầu đến từ trung tâm chi phí (Cost Type), bộ phận/ phòng ban hoặc theo từng Plan/ site.

3. Diagnostic analytics- Phân tích chẩn đoán: giúp trả lời các câu hỏi như Tại sao nó lại xảy ra? Các báo cáo này hoạt động với lượng dữ liệu khổng lồ để trực quan hóa các xu hướng chính đồng thời cung cấp khả năng xem chi tiết phía sau các số liệu. Khám phá lý do tại sao một sản phẩm nhất định không sinh lời bằng những sản phẩm khác trong danh mục sản xuất/ đầu tư hoặc so sánh hiệu suất của các nguồn lực trong doanh nghiệp (resource). Lập kế hoạch ngân sách (Budger) là một phần quan trọng của việc đo lường thành công bằng cách so sánh thực tế với các giá trị được lập ngân sách, Primary KPIs. Hợp nhất và báo cáo tài chính hoàn thành các hoạt động Lập kế hoạch và Phân tích Tài chính (FPA) của một công ty. Báo cáo ví dụ là các báo cáo tài chính chính thức như P&L, Trial Balance, hoặc Cashflow, kế hoạch ngân sách, dự báo doanh thu.

4. Predictive analytics-Phân tích dự đoán: giúp trả lời các câu hỏi như điều gì sẽ xảy ra? Bằng cách phân tích tập dữ liệu hiện có và phân tích dự đoán có thể xác định các xu hướng và mô hình chính và dự đoán kết quả trong tương lai. Bằng cách triển khai Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning), mỗi doanh nghiệp có thể hoạch định tình trạng tài chính của mình tốt hơn. Phân tích dự đoán có thể kết hợp điểm dự đoán cho từng mặt hàng - ví dụ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, sản phẩm, linh kiện, máy móc, thiết bị- để xác định rủi ro và cơ hội, đồng thời giúp đưa ra quyết định.

5. Prescriptive analytics- Phân tích mô tả: giúp trả lời các câu hỏi như điều gì, khi nào và tại sao sẽ xảy ra? Là một phần mở rộng của Phân tích dự đoán, các chức năng này có thể đề xuất các hành động nhất định trong doanh nghiệp để cải thiện năng suất hoặc tránh tốn công sức vào các hoạt động ít sinh lời hơn.

Các báo cáo từ cấp độ 3 trở lên thường dùng cho các nhà quản trị ở cấp độ C-level (CEOs, CFOs, COO) phần lớn dựa trên trực quan hóa dữ liệu phân tích xu hướng, dự báo,...

Epicor- ERP hiện tại đang hỗ trợ được 4 cấp độ báo cáo đầu tiên.