GL transaction Matching là gì? Cách vận dụng?

GL transaction Matching: là công cụ dùng để đối chiếu và so sánh các khoản ghi nợ và ghi có đối với tài khoản Genernal Ledger, không có module quản lý chi tiết. Sau khi hoàn tất so sánh và matching các cặp nghiệp vụ khớp nhau, bạn sẽ dễ dàng tìm ra một danh sách các giao dịch GL chưa khớp nhau hoặc sai sót bằng cách chọn tùy chọn Unmatched option khi chạy báo cáo GL Account Summary Report.

Tiến hành matching code các cặp dữ liệu với nhau

Lưu ý:
• Bạn chỉ có thể match các giao dịch GL có chứa  tài khoản Natural Account hoặc Account segments mà hộp kiểm Enable Transaction Matching đã được bật trong COACategory Maintenance hoặc trong Account Segment Values > Natural AccountOptions sheets.
• Khi bạn sử dụng công cụ này, nó sẽ hiển thị tất cả các dòng nghiệp vụ trong sổ tổng hợp chưa khớp cho từng tài khoản đã chọn. Sau đó, bạn có thể chọn hai hoặc nhiều dòng nghiệp vụ để match. Trường Balance hiển thị số dư đang tính toán bù trừ giữa số dư nợ và số dư có của tất cả các dòng nghiệp vụ mà bạn đang chọn. Khi số dư được hiển thị bằng 0, bạn có thể match chúng và lưu các mục đã chọn thành một nhóm Match code.
• Ứng dụng Epicor sẽ gắn cờ các hàng đã khớp (matched), chỉ định mã Match code và Match date. Sau đó, clear chúng khỏi lưới hiển thị. Bạn có thể xem mã và ngày phù hợp này trong ChartTracker.
• GL Transaction Matching alsocontains a Remove Match button that provides the means for removing thematching flag from a matched set (to correct a matching error).
• GL transaction Matching: cũng cung cấp công cụ để bạn xóa Match code nếu match sai.

Như vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Match code này để áp dụng cho các tài khoản AR, AP clearing vì mỗi  transaction liên quan đến tài khoản này đều đi theo cặp, một cái ghi có và một cái ghị nợ. Về nguyên tắc chúng luôn luôn bằng nhau và match được với nhau. Những transation nào chưa match với nhau thì có thể do các nguyên nhân:

1. Do người dùng nhập liệu sai và không cân:
    Ví dụ: Kho thực hiện nhập kho: NTK152/ CTK 33191: 100tr.
              Nhưng kế toán nhập hóa đơn NTK 33191/ CTK3311: 101tr.
                --> Như vậy, 33191 sẽ bị lệch 1tr.
Công cụ GL transaction Matching sẽ giúp cho kế toán tổng hợp tìm ra sai lệch giữa Nhân viên kho và kế toán công nợ phải trả khi đối chiếu tài khoản AP clearing.
2. Hàng đã nhập kho nhưng hóa đơn chưa về, hoặc hóa đơn đã nhập nhưng hàng chưa về hoặc chưa post tồn kho.
3. Hàng đã nhập kho nhưng chưa post sổ, hóa đơn đã về và post sổ.

Tham thảo thêm về AP, AR clearing: https://intranet.patc.com.vn/company/p...blog/1199/