Những vấn đề liên quan đến xây dựng mục tiêu cho tổ chức

 Mục tiêu là thước đo sự thành công của mục đích, vì vậy mục tiêu được đặt ra phải đạt được tiêu chí bao gồm các nội dung: cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; có tính khả thi; liên quan mục đích; và có khung thời gian. Quy tắc SMART

• S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
  
• M – Measurable: Đo lường được
  
• A – Atainable: Tính khả thi
  
• R – Realistic: Tính thực tế
  
• T – Time bound: Cài đặt khung thời gian
  

  

Như vậy, mục tiêu thường phải gắn liền với các thang đo cụ thể và những con số có ý nghĩa.

Ví dụ: khi đặt mục tiêu tăng thêm doanh thu 10 tỷ thì phải chỉ định rõ 10 tỷ / quý, hay tăng thêm 10 tỷ/ năm, hoặc đặt mục tiêu là Giảm tỷ lệ donwtime của hệ thống còn 3% trên tổng thời gian. Hoặc, nếu mục đích là cắt giản chi phí nhân công thì phải đặt ra các mục tiêu rất cụ thể là giảm chi phí nhân công ở bộ phận nào ? giảm bao nhiêu? Ví dụ : Giảm chi phí nhân công bốc dỡ hàng xuống 500 đồng/kg?

Như vậy, ứng với mỗi mục tiêu khác nhau ta có các đơn vị tính khác nhau, đơn vị tính có thể theo %, theo đồng/ năm, đồng/ kg, theo giờ, theo sản phẩm,... hoặc theo kiểu Yes/ No. Ví dụ: mục tiêu là không có tai nạn lao động.

Tùy theo tính tích cực hay tiêu cực của thang đó mà có cách loại kết quả mục tiêu khác nhau như sau:

 - Càng cao càng tốt. (Vị dụ: mục tiêu tăng thêm doanh thu 10 tỷ/ năm- doanh thu đạt được càng lớn càng tốt)

 - Càng thấp càng tốt. (Ví dụ: mục tiêu là Giảm tỷ lệ donwtime của hệ thống, tỷ lệ downtime càng nhỏ càng tốt)

 - Đạt hoặc không đạt (Ví dụ: mục tiêu là không có tai nạn lao động).

Trong thực tế, chúng ta thường khó có thể hoàn thành 100% mục tiêu đặt ra. Đôi khi chỉ có thể đạt được ở mức 80->90% mục tiêu. Như vậy, để có cơ sở đánh giá và cho điểm thành quả, chúng ta phải đặt ra một một giới hạn nào đó để xét kết quả ->Giới hạn này được gọi là ngưỡng. Ví dụ: mục tiêu tăng thêm doanh thu 10 tỷ/ năm và ngưỡng tối thiểu là 7 tỷ/ năm. Nếu kết quả dưới ngưỡng 7 tỷ/ năm này thì xem như không đạt yêu cầu.

Ngược lại, với loại mục tiêu là càng thấp càng tốt (Ví dụ mục tiêu là Giảm tỷ lệ donwtime của hệ thống xuống dưới 3% trên tổng thời gian) và ngưỡng tối đa đạt ra là 5%. Nếu kết quả thực tế vượt quá ngưỡng 5% thì xem như mục tiêu không đạt.

Trong thực tế, kết quả thực hiện có thể vượt quá xa so với chỉ tiêu đặt ra, nguyên nhân có thể do mục tiêu đưa ra quá thấp, dễ thực hiện. Để tránh trường hợp nhân viên tập trung vào các chỉ tiêu dễ và bỏ bê hoặc không quan tâm đúng mức đến các mục tiêu khác và vượt ngân sách trong chi trả thu nhập cho nhân viên. Tổ chức cần đưa ra mức tối đa của chi tiêu. Tùy theo tình hình thực tế, tùy theo chiến lược của các tổ chức mức tối đa của chỉ tiêu có thể thay đổi tùy từng thời điểm.

Ví dụ:

- Mục tiêu tăng thêm doanh thu 10 tỷ/ năm: nếu tổ chức ấn định mức tối đa của chi tiêu này là 120% nghĩa là nếu doanh thu tăng thêm trên mức 12 tỷ/ năm thì điểm số cho chỉ tiêu này cũng không tăng thêm nữa. Lý do, có thể công ty không muốn nhân viên quá tập trung vào việc tăng trưởng doanh số mà không chú tâm đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng. Hoặc nhân viên tập trung bán những mặt hàng giá rẻ, chất lượng không đảm bảo nhằm tối đa doanh số, nhưng đây không phải là chiến lược lâu dài của công ty.

Trong một tổ chức thường có nhiều phòng ban, bộ phận. Tại một thời điểm, một tổ chức có rất nhiều các mục tiêu khác nhau phục vụ cho các chiến lược tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi phát triển (Chiến lược kinh doanh của Michael Porter)

 

Trong điều kiện các nguồn lực giới hạn, chúng ta buộc phải xem xét và đặt mức độ ưu tiên (hay mức độ quan trọng) của từng mục tiêu khác nhau để đảm bảo sự phát triển cân bằng và bền vững. Về mặt kỹ thuật tính toán người ta gọi đó là trọng số. Trọng số càng cao nghĩa là mục tiêu đó càng quan trọng và sẽ có thang điểm cao.

Hiện nay, người ta thường dùng Thang đo likert để phân loại mức độ quan trọng này theo 5 cấp: 5. Rất quan trọng, 4.quan trọng, 3. phân vân, 2. không quan trọng, 1. rất không quan trọng. Như vậy, từ một vấn đề mang tính định tính, qua thang đo Likert, ta đã lượng hóa nó thành những con số và từ đó đo lường được. Nguyên tắc là: "nếu tất cả các mục tiêu đều quan trọng thì có nghĩa là không có cái nào quan trọng". Tiếp theo, chúng ta cần chuyển các trọng số này thành các điểm chuẩn.

Đến đây câu hỏi đặt ra là tại sao chúng ta phải quy đổi về điểm chuẩn? như đã đề cập ở trên, mỗi mục tiêu khác nhau có thang đo khác nhau, mỗi thang đo lại có các đơn vị tính khác nhau (có thể theo %, theo đồng/ năm, đồng/ kg, theo giờ, theo sản phẩm,... hoặc theo kiểu Yes/ No). Vì vậy, để so sánh và đánh giá chúng ta cần phải quy những chỉ tiêu này về điểm.

Sau đó, người ta chuyển hóa và/ hoặc chia nhỏ những mục tiêu này thành các chỉ số nhỏ hơn phân bổ về cho các phòng ban bộ phận trong tổ chức, và giao chi tiêu xuống cho từng vị trí và nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện. Mục tiêu công ty cần được phân loại theo cấp ví dụ mục tiêu cấp cá nhân, mục tiêu cấp phòng ban và mục tiêu cấp công ty,...Có những chỉ tiêu chỉ là mục tiêu cấp cá nhân và cấp phòng ban nhưng không phải là mục tiêu cấp công ty. Ngược lại, có những chỉ tiêu vừa là mục tiêu của công ty, vừa là của cá nhân và phòng ban.

Ví dụ:

 

Mục tiêu công ty thường được ấn đinh theo năm, trong khi phòng ban thường đo theo quý, và nhân viên thì thường phải theo tháng. Do đó, khi xây dựng KPI cần chuyển đổi mục tiêu cấp công ty sang cấp bộ phần rồi chuyển đổi thành quý/ hoặc tháng sau đó mới chuyển tiếp thành KPI của nhân viên.

Một vị trí công việc có thể có nhiều nhân viên, điểm số của phòng ban là điểm tổng kết của toàn bộ cá nhân trong phòng ban đó. Thông thường có 3 phương pháp tổng kết điểm:

 - Lấy số lớn nhất: Ví dụ: Phòng kinh doanh có 4 nhân viên, trong KPI của họ có chỉ tiêu là : Tuân thủ nội quy công ty, tiêu chuẩn là vi phạm dưới 4 lần/ tháng. Trong tháng 7/2020, nhân viên A vi phạm 3 lần, nhân viên B vi phạm 1 lần, nhân viên C vi phạm 0 lần, nhân viên D vi phạm 4 lần. Như vậy, xét ở gốc độ phòng ban để đánh giá thì thấy rằng phòng kinh doanh không đạt được chỉ tiêu này, do có một nhân viên đã vi phạm nội quy đến 4 lần/ tháng. Điều này cũng dễ hiểu vì không thể lấy kết quả tốt nhất của nhân viên C  (không vi phạm nội quy) để nói rằng phòng kinh doanh đã tuân tốt thủ nội quy. Kết quả của nhân viên C không mang tính đại diện cho phòng kinh doanh. Vì đây là chỉ tiêu mang tính tiêu cực nên thông thường các tổ chức sẽ chọn cách lấy ra cái xấu nhất, tệ nhất để đánh giá chung cho phòng ban đó nhằm mang tính răn đe và điều chỉnh hành vi của toàn bộ phòng ban đó. Tạm gọi là nguyên tắc  này là "một người làm sai cả phòng phải chịu". Về kỹ thuật tính toán gọi là "lấy số lớn nhất"

 - Lấy số trung bình cộng: Trường hợp đối với chỉ tiêu giảm tỷ lệ downtime xuống 3% trên tổng thời gian: Nhân viên A là 3% , nhân viên B là 1% , nhân viên C là 0%, nhân viên D là 4%. Để đánh giá tỷ lệ Downtime của phòng ban thông thường người ta sẽ tính theo tổng bình quân: (3%+ 1%+ 0% + 4%)/2 = 2% là kết quả chung để đánh giá phòng ban đó. Về kỹ thuật tính toán gọi là "lấy số trung bình cộng"

 - Lấy số tổng cộng: Đối với chỉ tiêu tăng trưởng doanh thu: Trong tháng 7/2020, nhân viên A tăng được 3 tỷ/ tháng, nhân viên B tăng được 2 tỷ/ tháng, nhân viên C tăng 4 tỷ/ tháng, nhân viên D tăng 1 tỷ/ tháng. Như vậy, kết quả theo phòng kinh doanh sẽ là tổng cộng kết quả của 4 nhân viên A, B, C, D ở trên: 3 tỷ/ tháng +2 tỷ/ tháng+4 tỷ/ tháng+1 tỷ/ tháng= 10 tỷ/tháng.

Như vậy, tùy theo ý nghĩa kinh tế và mục đích của từng chỉ tiêu mà tổ chức có thể lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp với yêu cầu của mình.

4. Kết luận

Nhiệm vụ của nhà quản trị là cần giải thích cho nhân viên hiểu rõ mục địch của tổ chức và đưa ra mục tiêu cụ thể, có thể lượng hóa và đo lường. Để do lường kết quả của tổ chức người ta thường dùng đến các công như KPI (Key performance indicator), OKR(Objects Key Results), OLE,... quản trị mục tiêu. Mục tiêu cần phải cụ thể và có tính khả thi, được sắp đặt theo thứ tự ưu tiên và lượng hóa thành những con số. Có 3 loại kết quả mục tiêu:  Càng cao càng tốt, Càng thấp càng tốt, Đạt hoặc không đạt. Khi đặt mục tiêu cần chỉ định rõ cấp mục tiêu: cấp cá nhân, phòng ban, công ty, hoặc tổng công ty...? Cần xây dựng chi tiêu cụ thể và xác định ngưỡng tối đa, tối thiểu cho từng mục tiêu, cũng như xác định phương pháp tổng kết điểm từ cấp thấp lên cấp cao hơn.

Tham khảo thêm sự khác nhau giữa mục tiêu và mục đích: https://tamvie.blogspot.com/2020/09/su-khac-nhau-giua-muc-tieu-va-muc-ich.html