Hướng dẫn đối chiếu tài khoản ngân hàng và thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.

Hướng dẫn cách fix lỗi số dư của tài khoản ngân hàng
Bổ sung tính năng đối chiếu nhanh giữa Bank Account Balance với Trial balance
Hướng dẫn đối chiếu tài khoản ngân hàng và thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
Giới thiệu Dashboard giúp xem theo dõi biến động khoản vay theo khế ước (KU)

Như đã đề cập trước đây, dữ liệu chi tiết nghiệp vụ ngân hàng là khá phức tạp, dữ liệu này được lưu ở rất nhiều bảng khác nhau.

1. APTran: Lưu chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến AP invoice, bao gồm các nghiệp vụ, thanh toán, điều chỉnh
2. CashHead: là bảng cha của bảng CashDtl lưu thông tin liên quan đến thu tiền ứng trước từ khách hàng. Lưu ý: đối với nghiệp vụ thu tiền ứng trước từ khách hàng (Đây là nghiệp vụ đặc biệt không có chi tiết invoice) nên hệ thống chỉ lưu thông tin ở bảng cashhead, không lưu ở bảng CashDtl do không có thông tin chi tiết.
3. CashDtl: là bảng con của bảng CashHead, bảng này không chỉ chứa thông tin liên quan thu tiền của AR invoice mà còn lưu thông tin liên quan đến điều chỉnh Invoice Adjustment và Credit meno transfers.
4. Pcashdoc: lưu thông tin chi tiết các nghiệp vụ chuyển từ quỹ tiền mặt từ Quỹ Petty cash sang ngân hàng hoặc rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Petty Cash.
5. BankTran: lưu thông tin các nghiệp vụ Bank transfer: chuyển quỹ tiền gửi ngân hàng từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác
6. GLJnrdtl: lưu các thông tin (bút toán) liên quan đến tài khoản ngân hàng ở số tổng hợp và nghiệp vụ nhập số dư đầu kỳ.

Do đó, hàng tháng cần phải đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng giữa chi tiết và tổng hợp. Để đảm bảo số dư chi tiết và tổng hợp luôn luôn bằng nhau thì cần tuân thủ các nguyên tắc bắt buộc sau:

- Không hạch toán tài khoản ngân hàng tại module tổng hợp.
- Việc đánh giá tỷ giá cuối kỳ bắt buộc phải dùng nghiệp vụ Currency revaluation process để thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá, không được dùng nghiệp vụ Journal entry để điều chỉnh trên module tổng hợp.

Số dư chi tiết ngân hàng được truy vấn ở 2 dashboard Bank Account trackerCheck Bank Account- về nguyên tắc dư quy đổi (VND) của 2 dashboard này phải bằng nhau và bằng với số dư tài khoản đó ở Trial balance. Nếu số liệu lệch nhau thì không được thực hiện nghiệp vụ đánh giá chênh lệch tỷ giá.

Sau đây là Hướng dẫn cách đối chiếu số liệu giữa chi tiết (bank account tracker và check bank Account) với tổng hợp (trial balance)

1. Số chi tiết Bank Account tracker: Đây là standard của hệ thống liệt kê số dư tài khoảng theo kỳ  (đầu kỳ phát sinh trong kỳ và cuối kỳ
Ví dụ: tài khoản ngân hàng TC021
Chọn loại tiền USD

Chọn loại tiền VND, số dư quy đôi tại thời điểm 30/09/2020 là 1,878,200,505
   

2. Sổ chit iết Check Bank Account: Dashboard này do DMS phát triển, liệt kê toàn bộ nghiệp vụ chi tiết của ngân hàng theo ngày phát sinh
   

Nếu số dư quy đổi giữa Bank Account tracker và Check Bank Account không bằng nhau thì đây là lỗi của hệ thống khi cập nhật số dư ngân hàng, cần kiểm tra và update lại bảng BankBal.
Xem hướng dẫn chi tiết cách fix lỗi liên quan đến lỗi chênh lệch số dư giữa Bank Account Tracker và CheckbankAcount: https://intranet.patc.com.vn/company/personal/user/46/blog/1819/

3. Số tổng hợp Trial balance

Nếu 3 số liệu chênh đã khớp nhau thì tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá theo quy trình chit tiết: https://intranet.patc.com.vn/company/personal/user/46/blog/1460/, Bài viết này chỉ liệt kê lại một số bước chính sau:

1. Chọn thông tin chính liên quan

   
2. Chọn ngân hàng cần đánh giá chênh lệch tỷ giá
 


3. In kiểm tra số tiền cần đánh giá, kiểm tra số tiền USD, tỷ giá tại thời điểm đánh giá (Action\ Revaluation report)
 

4. Post process: Post bút toán lên module tổng hợp (Lưu ý: transaction chi tiết của nghiệp vụ này được lưu tại bảng Banktran)

5. Kiểm tra lại thông tin sau khi đánh giá: số dư cuối kỳ sau khi đánh giá ở cả 3 dashboard (bank account tracker, check bank Account, trial balance) đều bằng nhau và bằng: 1,837,202,030