Hướng dẫn xây dựng cấu trúc tài khoản trong Epicor

Quy trình hạch toán tổng quan trong Epicor

I> Cấu trúc tài khoản: Epicor hỗ trợ hơn 20 segment để xây dựng cấu trúc tài khoản. Tuy nhiên, Cấu trúc tài khoản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên được xây dựng tối đa là 2 nhóm và 5 thành phần.

Cấu trúc tài khoản trong EPicor gồm 2 nhóm:
1. Nhóm Controlled: 

Nhóm Controlled nên gồm 3 thành phần là: Account-Division-Department

Phân loại 1: Account

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì tài khoản kế toán Việt Nam là có độ dài 5 ký tự, tuy nhiên các doanh nghiệp có thể mở thêm tiểu khoản chi tiết. Theo kinh nghiệp tài khoản chi tiết nên thiết kế là 8 ký tự. Trong đó 5 ký tự đầu giống như bộ tài chính quy định, 3 ký tự sau do doanh nghiệp tự xây dựng...tùy theo nhu cầu

Account có 8 ký tự, gồm 2 thành phần
- 5 ký tự đầu dùng theo tài khoản kế toán Việt Nam (Acct)
- 3 ký tự số cuối đại diện cho khoản mục phí (Cost Type)
Khoản mục phí là gì?
Khoảng mục phí là phân loại chi phí chính của doanh nghiệp như, mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì có thể có khoản mục chi phí khác nhau, ví dụ: chi phí khấu hao, chi phí điện, nước, chi phí mặt bằng, chi phí lương, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí thuê tài sản, chi phí gia công, chi phí tiếp khách, chi phí kiểm toán, tư vấn, ISO, .... Một khoản mục chi phí có thể nằm ở các tài khoản khác nhau.
Ví dụ:
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của phân xưởng (Máy photocopy dành cho bộ phận sản xuất): 6274
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận kinh doanh (Máy photocopy dành cho bộ phận kinh doanh 2): 6414
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của của phận kế toán (Máy photocopy dành cho bộ phận kế toán): 6424
Như vậy, khoản mục phi phí khấu hao sẽ là tổng cộng của các chi phí 6274 + 6414 +6424

Lưu ý: Chỉ có tài khoản loại 5, 6, 7, 8  là có khoản mục phí (Costy), các tài khoản còn lại không cần quản lý theo khoản mục phí (Cost Type) nên khoản mục phí sẽ được biểu diễn đại diện là 000
Phân loại 2: Theo khối hay Divison/ plant/site/
Trong công ty có nhiều phòng ban và chia thành các khu vực nhà xưởng khác nhau:
1. Khối gián tiếp (000: HQT): KD2, KD3, PKT, PIT, PNS, PKS, PMH, KTG, .....
2. Khối trực tiếp (Chia theo nhà xưởng, Plant, Site): gồm những phòng ban như SX, KT, QC, BT, QA,  
- Division (nên được thiết lập là 3 ký tự): Ví dụ: HQT, CT2, CT3, CT5, CT6, CT9, ASM, ....

  
Phân loại 3: Theo phòng ban
- Department (Nên được thiết lập là 3 ký tự): Ví dụ: PKT, PIT, PKS, PQC, PQA, KD2, KD3, BTK, KTG, ...

  
Các tài khoản không có phân theo Division và Department mà dùng chung thì dùng ký tự đại diện là 000
Ví dụ: Tài khoản tiền mặt việt nam đồng: 11111000-000-000  

Ví dụ:
- Tài khoản chi phí khấu hao tài sản cố định của phân xưởng (Máy photocopy dành cho bộ phận sản xuất 3): 62741401-CT3-SX3
- Tài khoản chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận kinh doanh (Máy photocopy dành cho bộ phận kinh doanh 2): 64141401-000-KD2
- Tài khoản chi phí khấu hao tài sản cố định của của phận kế toán (Máy photocopy dành cho bộ phận kế toán): 64241401-000-PKT

2. Nhóm Dynamic: Do hệ thống nước ngoài không hỗ trợ tài khoản đối ứng nên cần tạo ra một segment là Cor Account để ghi nhận tài khoản đối ứng
Phân loại 4: Tài khoản đối ứng
- CorAcct gồm (8 ký tự) giống như segment Account.
Ví dụ:
Khi chi tạm ứng kế toán Việt Nam hạch toán:
NTK 1411:   1tr
      CTK 1111:    1tr
Hệ thống Epicor hạc toán như sau:
NTK 14110000-000-000-11110000:   1tr
      CTK 11110000-000-000-14110000:    1tr
Phân loại 5: Reference segment
Đối với tài khoản công nợ 3311 doanh nghiệp thường quản lý chi tiết công nợ theo hóa đơn, nhưng đối với tài khoản vay thì doanh nghiệp phải quản lý thi tiết theo khế ước nhận nợ. Vì vậy,
Reference segment dùng để quản lý khế ước vay nơ đối với tài khoản 341 và quản lý công trình xây dựng cơ bản đối với tài khoản 2412
- Ref (Loan contract- Khế ước nhận nợ) (tối đa 20 ký tự)
- Ref (CIP contract - Mã công trình XDCB) (tối đa 20 ký tự)
Ví dụ:
- Tài khoản vay ngắn hạn 34110100-000-000-KU.........................
- Số khế ước nhận nợ: KU..............................

Phân biệt sự khác nhau giữa 3311 và 3411

  

II> Phân loại tài khoản

Epcior có 2 loại (type) tài khoản: Tài khoản thuộc nhóm Balance Sheet (Bảng cân đối kế toán) và tài khoản thuộc nhóm Income Statement (Báo cáo Kết quả kinh doanh)
-Tài khoản thuộc nhóm Balance Sheet (Bảng cân đối kế toán): gồm tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp 4
-Tài khoản thuộc nhóm Income Statement (Báo cáo Kết quả kinh doanh): gồm tài khoản cấp 5, cấp 6, cấp 7, cấp 8

Loại tài khoản từ 1 đến 2 và loại 6 thì số dư thường là bên nợ (Normal balance là Debit - Bên nợ)
Loại tài khoản từ 3 đến 4 và loại 5 thì số dư thường là bên có  (Normal balance là Credit- Bên có)

Ví dụ

Trong Epicor thường không làm các nghiệp kết chuyển chi phí cuối tháng, kết chuyển 154 để tính giá thành cuối tháng và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh (kết chuyển lãi/lỗ)