Hướng dẫn quy trình thu tiền trước theo SO (deposit) và giải trừ công nợ khi xuất AR Invoice

Tính năng transfer hóa đơn về một Group

Hướng dẫn các bước thực hiện Get Deposit Payment để lập AR invoice
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn bán hàng
Hướng dẫn lấy số hóa đơn điện tử ở màn hình Customer Shipment Tracker
Tự động xuất hóa đơn bán hàng với tính năng Auto AR invoice.

Hôm nay, mình xin hướng dẫn quy trình thu tiền trước theo SO và cách giải trừ công nợ. Đây là nghiệp vụ không thường xuyên, lâu lâu mới phát sinh một lần nên dễ sảy ra sai sót đặc biệt là đối với nhân viên mới. Tài liệu này sẽ mô tả từng bước chi tiết giúp người dùng thực hiện quy trình này một cách chuẩn xác nhất.

Ví dụ: ta có một SO bán hàng như hình bên dưới, tổng giá trị của SO là 11,956.00USD

Line	Part	Part Description	Order Quantity	UOM	Doc Unit Price	Customer Ext.   Price	Ext. Price
1	HH0000001165	Mold P64_MAGNET CATCH   (AIR PURIFIER)	1	Set	5,978	5,978	137,733,120
2	HH0000001166	Mold P65_MAGNET PLATE   (AIR PURIFIER)	1	Set	5,978	5,978	137,733,120
		Total				11,956	275,466,240

Khách hàng ứng trước 30% giá trị SO, tương đương: 3586,8 USD

Vào màn hình Cash Receipt entry, thực hiện nghiệp vụ như sau: 

Lưu ý: Sau khi tạo Group xong, bấm vào New Deposit payment, chọn Sales Order cần thu tiền.
Theo ví dụ này là SO số: 260261.

Print Edit list và kẹp vào bộ chứng từ.

Thực hiện Post Cash receipt

  

Sau đó có thể in tuổi nợ để kiểm tra (nếu cần)

Nếu Report lên dữ liệu như sau thì có nghĩa bạn đã thực hiện đúng các bước ở trên.

Giả sử đến ngày 30/12/2020, bộ phận kho tiến hành lập 'Customer Shipment entry' để giao hàng cho khách hàng.

Kế toán Get Shipment để lập AR Invoice.
Lưu ý: Đối với trường hợp thu tiền trước theo SO thì nghiệp vụ xuất hóa đơn cũng chính là nghiệp vụ giải trừ công nợ đặt cọc trước đó. Do vậy, Sau khi Get Shipment, cần kiểm tra số tiền cần giải trừ tại tab Allocated Deposit.

Lúc này số tiền giải trừ là 3586,8 USD. Do SO được ship hết trong một lần nên số tiền cần giải trừ cũng bằng đúng với số tiền đã thu trước đó.

Sai sót chỉ sảy ra trong trường hợp: SO mới giao hàng một phần.

Giả sử trong 2 khuôn này mới chỉ mới nghiệm thu một khuôn, khuôn còn lại chưa hoàn tất. Bộ phận kho chỉ giao hàng trước 1 khuôn --> Hóa đơn cũng chỉ xuất trước 1 khuôn.

Khi đó số tiền giải trừ không phải là 3586,8 USD nữa, mà chỉ là 1793.4USD.

Như vậy, người dùng phải điều chỉnh lại số tiền giải trừ thành 1793.4USD và post AR invoice (Hầu hết người dùng bị sai chỗ này khi quên điều chỉnh lại số tiền Allocated Amt)

Sau khi post sổ, người dùng có thể in Advance billing and Deposit report để kiểm tra lại số dư của khoản tiền ứng trước .

Nếu vì một lý do nào đó, nếu hóa đơn bị sai thì người dùng có thể dùng Cancel AR invoice để hủy hóa đơn đó đi và xuất lại hóa đơn khác.

Lưu ý: SO có thu tiền deposit trước nên nghiệp vụ xuất hóa đơn cũng chính là nghiệp vụ giải trừ công nợ đặt cọc trước đó.
Do đó, nghiệp vụ Cancel AR invoice thì cũng chính là nghiệp vụ bỏ giải trừ công nợ. Nên Cancel AR Invoice bắt buộc cũng phải có nghiệp vụ ghi đảo lại: 

NTK Receivable (13110000-Phải thu)/ CTK Prepayment (13130000- Phải thu trước)