Giải thích mối quan hệ giữa EmployeeID, SupplierID và UserID trong Epicor

UserID là người dùng đăng nhập và sử dụng hệ thống Epicor, được quản lý phân quyền được phép hay không được phép tiếp cận các tài nguyên khác của hệ thống.

Nhà cung cấp là nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, khi có nhu cầu quản lý công nợ mua bán thì cần khai báo ProviderID. Ví dụ:

Nhân viên là nguồn lao động có tham gia vào quá trình sản xuất như khai báo Thời gian, chi phí, tỷ lệ lao động. Thông thường những công nhân lao động hoặc kỹ thuật, kho, QA.....những người có tham gia vào quá trình sản xuất và ghi nhận chi phí lao động miễn phí đều phải khai báo StaffID trước khi thực hiện nghiệp vụ.

Theo logic, những nhân viên không tham gia vào quá trình sản xuất thì không cần phải khai báo ID nhân viên.  Tuy nhiên, để quản lý đồng bộ các nhân viên có tham số nhập dữ liệu trên Epicor nên được khai báo đầy đủ vào hệ thống để quản lý lệnh cấm phòng, người quản lý, ca làm việc, lao động gián tiếp chi phí và phân công  ID nhân viên cụ có thể chọn User đó.

Tại Việt Nam, phần lớn các giao dịch mua bán và thanh toán vẫn sử dụng tiền mặt nên mỗi nhân viên thường phải ứng tiền mặt để thay mặt công ty thực hiện các giao dịch thanh toán và mua bán với bên ngoài. Do đó, các Nhân viên có mua bán hoặc thực hiện thanh toán bằng tiền mặt (Thường là nhân viên mua hàng, xuất nhập khẩu, phòng hành chính nhân sự, và các nhân viên ở bộ phận khác có nhu cầu tạm ứng tiền mặt) đều phải được quản lý như một Nhà cung cấp. Nói cách khác, đặc biệt của Nhân viên này sẽ được khai báo thêm vào hệ thống với vai trò là Nhà cung cấp, ví dụ:

Như vậy, về bản chất UserID với Nhân viênID, Nhà cung cấpID là khác nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì các đối tượng này là một. Khai báo đồng bộ và logic như vậy giúp liên kết UserID với MemberID, ProviderID với nhau. Từ đó, hệ thống sẽ nhận biết được những người dùng "đặc biệt" này khi họ thực hiện các hoạt động kinh doanh trên hệ thống Epicor. Ví dụ:

- Khi User Thivan.nguyen đăng nhập vào hệ thống làm phiếu tạm ứng thì hệ thống sẽ hiểu, tự động chọn đúng nhà cung cấpID là 15040008--> giúp rút ngắn thao tác nhập dữ liệu trên hệ thống.

- Hoặc khi thực hiện quyết định tạm ứng (Thanh toán trả trước) hệ thống sẽ tự động lọc và tải lên đúng những lá phiếu tạm ứng còn đang chờ xử lý của UserID chính mà thôi.