Cách tổ chức một file Excel: khoa học và trực quan
Để tổ chức một file Excel khoa học và trực quan cần tuân thủ một số nguyên tắc và kinh nghiệm như sau:
Nguyên tắc tổ chức:
- Nên tách rời sheet Dữ liệu và sheet Báo cáo: đừng biến một file vừa chứa dữ liệu và cả báo cáo trên cùng một sheet
- Sheet dữ liệu chỉ chứa đơn thuần về dữ liệu...chứa các thông tin liên quan về vấn đề muốn thông kê quản lý, có đầy đủ các cột dòng chi tiết...một cách đồng bộ và khoa học, có mã code để quản lý: mục đích giúp việc lập công thức được dễ dàng và tránh trùng lặp thông tin, giúp NGƯỜI DÙNG/ PHÒNG BAN KHÁC dễ dàng Khai thác và Kế thừa thông tin nhanh nhất.
- Sheet Dữ liệu không nên có các format như merge dòng hoặc cột (nếu cần canh giữa các ô thì nên dùng tính năng center across selected thay cho tính năng Merge Ô: Do việc Merge Ô làm cho việc gài các công thức tìm kiếm, tính toán, sort và filter bị hạn chế
- Sheet Dữ liệu cũng hạn chế tô vẽ màu, format quá cầu kỳ:--> làm nặng file và công thức
- Do sheet dữ liệu là sheet chứa nhiều thông tin ....có rất nhiều cột và nhiều dòng...do đó, nên dùng tính năng Group dòng và Group Cột:--> để ẩn và hiện nhanh các nhóm thông tin dễ dàng.
- Không nên dùng tính năng Subtotal theo Group ở sheet Dữ liệu:--> gây khó khăn cho việc filter và kiểm tra dữ liệu... do xuất hiện nhiều ô trống
- Không nên tạo ra quá nhiều file Excel....để quản lý cùng một vấn đề....nên tạo ra một file excel có nhiều sheet để quản lý: --> giúp đồng bộ thông tin nhanh chóng, tránh phân mảnh dữ liệu và làm rời rạc thông tin....khó tìm kiếm sau này.
- Trong một File excel có nhiều sheet thì nên có một Sheet Bìa....chứa đựng Mục lục nội dung của file đó và cài Hyper Link: để liên kết từ sheet Bìa đến các Sheet chi tiết.
- Các cột chứa số tiền thì nên có cột tổng cộng để kiểm soát và so chiếu với các report: --> đảm bảo công thức đã link chính xác.
Ngược lại:
- Sheet Báo cáo (report) thì nên dùng công thức để lấy thông tin từ sheet Dữ liệu sang
- Tùy theo nhu cầu báo cáo, mục đích báo cáo mà có thể thiết kế nhiều sheet báo cáo riêng cho từng mục đích khác nhau
Ví dụ: chỉ một sheet Dữ liệu về hợp đồng thuê xưởng nhưng sẽ có nhiều sheet báo cáo khác nhau....sắp xếp và nhóm khác nhau theo các mục đích khác nhau. Ví dụ: Sheet báo cáo về thông tin đặt cọc liên quan đến hợp đồng thuê... báo cáo về thời hạn thuê, diện tích thuê, bộ phận sử dụng
- Tùy theo nhu cầu mà có thể phân loại sắp xếp theo từng tiêu thức khác nhau: Tận dụng tính năng Subtotal theo theo từng nhóm (group) thông tin....: -->giúp người đọc báo cáo trực quan hơn
- Tô vẽ format hoặc merge ô hoặc dòng nếu cần thiết, ẩn hoặc hiện các cột cần thiết... : làm đẹp báo cáo, canh lề... để in ấn ... mà không ảnh hưởng đến sheet Dữ liệu.
- Các sheet report có thể xóa đi khi không cần nữa....mà không ảnh hưởng gì đến sheet Dữ liệu.
- Khi thông tin có sự thay đổi, cập nhật thì chỉ cần cập nhật vào sheet Dữ liệu ....các Sheet báo cáo tự động cập nhật theo công thức đã cài sẵn
Để làm sheet Báo cáo (report) linh động và dễ thay đổi thì nên:
- Dùng các công thức như Sumif, Sumifs, Vlookup, ....để link thông tin từ sheet Dữ liệu qua.
- Hoặc dùng Pivot table để làm cho nhanh, tiện....tự động cập nhật ngay khi thông tin có thay đổi
- Hoặc dùng công cụ Data Query để làm report.
Điều quan trọng cuối cùng:
Nếu file excel đó dung chung cho nhiều người hoặc liên phòng ban và sử dụng xuyên suốt qua thời gian....thì:
- Không nên gửi nó qua email hoặc tin nhắn.
- Nên Update load file lên hệ thống Bitrix
- Chia sẽ file đó cho những người có liên quan bằng cách gửi link bài viết
- Khi có thay đổi thông tin...người nhận thông tin sẽ thông tin lên nhóm... Lúc này Owner (tức người quản lý file đó) sẽ vào download file này về cập nhật thông tin vào sheet Dữ liệu và đẩy file ngược file đó lên lại nhóm. Hệ thống sẽ quản lý file theo version giúp việc quản lý phiên bản một cách khoa học và tránh bị tam sao thất bản hoặc lỗi thời.
Lưu ý: Liên quan đến việc quản lý phiên bản của file dùng chung...tham khảo thêm bài viết này Theo dõi hợp đồng bán hàng
Việc tổ chức một file excel như vậy...tốn nhiều thời gian ban đầu...nhưng sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức của nhiều người liên quan sau đó.
Tóm lại, nhìn vào file excel có thể đánh giá sơ bộ kỹ năng, trình độ tổ chức và kinh nghiệm của người tạo ra nó
Nguyên tắc tổ chức:
- Nên tách rời sheet Dữ liệu và sheet Báo cáo: đừng biến một file vừa chứa dữ liệu và cả báo cáo trên cùng một sheet
- Sheet dữ liệu chỉ chứa đơn thuần về dữ liệu...chứa các thông tin liên quan về vấn đề muốn thông kê quản lý, có đầy đủ các cột dòng chi tiết...một cách đồng bộ và khoa học, có mã code để quản lý: mục đích giúp việc lập công thức được dễ dàng và tránh trùng lặp thông tin, giúp NGƯỜI DÙNG/ PHÒNG BAN KHÁC dễ dàng Khai thác và Kế thừa thông tin nhanh nhất.
- Sheet Dữ liệu không nên có các format như merge dòng hoặc cột (nếu cần canh giữa các ô thì nên dùng tính năng center across selected thay cho tính năng Merge Ô: Do việc Merge Ô làm cho việc gài các công thức tìm kiếm, tính toán, sort và filter bị hạn chế
- Sheet Dữ liệu cũng hạn chế tô vẽ màu, format quá cầu kỳ:--> làm nặng file và công thức
- Do sheet dữ liệu là sheet chứa nhiều thông tin ....có rất nhiều cột và nhiều dòng...do đó, nên dùng tính năng Group dòng và Group Cột:--> để ẩn và hiện nhanh các nhóm thông tin dễ dàng.
- Không nên dùng tính năng Subtotal theo Group ở sheet Dữ liệu:--> gây khó khăn cho việc filter và kiểm tra dữ liệu... do xuất hiện nhiều ô trống
- Không nên tạo ra quá nhiều file Excel....để quản lý cùng một vấn đề....nên tạo ra một file excel có nhiều sheet để quản lý: --> giúp đồng bộ thông tin nhanh chóng, tránh phân mảnh dữ liệu và làm rời rạc thông tin....khó tìm kiếm sau này.
- Trong một File excel có nhiều sheet thì nên có một Sheet Bìa....chứa đựng Mục lục nội dung của file đó và cài Hyper Link: để liên kết từ sheet Bìa đến các Sheet chi tiết.
- Các cột chứa số tiền thì nên có cột tổng cộng để kiểm soát và so chiếu với các report: --> đảm bảo công thức đã link chính xác.
Ngược lại:
- Sheet Báo cáo (report) thì nên dùng công thức để lấy thông tin từ sheet Dữ liệu sang
- Tùy theo nhu cầu báo cáo, mục đích báo cáo mà có thể thiết kế nhiều sheet báo cáo riêng cho từng mục đích khác nhau
Ví dụ: chỉ một sheet Dữ liệu về hợp đồng thuê xưởng nhưng sẽ có nhiều sheet báo cáo khác nhau....sắp xếp và nhóm khác nhau theo các mục đích khác nhau. Ví dụ: Sheet báo cáo về thông tin đặt cọc liên quan đến hợp đồng thuê... báo cáo về thời hạn thuê, diện tích thuê, bộ phận sử dụng
- Tùy theo nhu cầu mà có thể phân loại sắp xếp theo từng tiêu thức khác nhau: Tận dụng tính năng Subtotal theo theo từng nhóm (group) thông tin....: -->giúp người đọc báo cáo trực quan hơn
- Tô vẽ format hoặc merge ô hoặc dòng nếu cần thiết, ẩn hoặc hiện các cột cần thiết... : làm đẹp báo cáo, canh lề... để in ấn ... mà không ảnh hưởng đến sheet Dữ liệu.
- Các sheet report có thể xóa đi khi không cần nữa....mà không ảnh hưởng gì đến sheet Dữ liệu.
- Khi thông tin có sự thay đổi, cập nhật thì chỉ cần cập nhật vào sheet Dữ liệu ....các Sheet báo cáo tự động cập nhật theo công thức đã cài sẵn
Để làm sheet Báo cáo (report) linh động và dễ thay đổi thì nên:
- Dùng các công thức như Sumif, Sumifs, Vlookup, ....để link thông tin từ sheet Dữ liệu qua.
- Hoặc dùng Pivot table để làm cho nhanh, tiện....tự động cập nhật ngay khi thông tin có thay đổi
- Hoặc dùng công cụ Data Query để làm report.
Điều quan trọng cuối cùng:
Nếu file excel đó dung chung cho nhiều người hoặc liên phòng ban và sử dụng xuyên suốt qua thời gian....thì:
- Không nên gửi nó qua email hoặc tin nhắn.
- Nên Update load file lên hệ thống Bitrix
- Chia sẽ file đó cho những người có liên quan bằng cách gửi link bài viết
- Khi có thay đổi thông tin...người nhận thông tin sẽ thông tin lên nhóm... Lúc này Owner (tức người quản lý file đó) sẽ vào download file này về cập nhật thông tin vào sheet Dữ liệu và đẩy file ngược file đó lên lại nhóm. Hệ thống sẽ quản lý file theo version giúp việc quản lý phiên bản một cách khoa học và tránh bị tam sao thất bản hoặc lỗi thời.
Lưu ý: Liên quan đến việc quản lý phiên bản của file dùng chung...tham khảo thêm bài viết này Theo dõi hợp đồng bán hàng
Việc tổ chức một file excel như vậy...tốn nhiều thời gian ban đầu...nhưng sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức của nhiều người liên quan sau đó.
Tóm lại, nhìn vào file excel có thể đánh giá sơ bộ kỹ năng, trình độ tổ chức và kinh nghiệm của người tạo ra nó
Nhận xét
Đăng nhận xét