Các yếu tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận công nghệ ERP đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP là một gói phần mềm tích hợp đa chức năng gồm nhiều phân hệ chính như: tài chính kế toán, bán hàng, tiếp thị, phân phối quản trị quan hệ khách hàng, quản trị chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự và quản trị sản xuất, v.v… ERP là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Enterprice Resource Planning, tạm dịch là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – một khái niệm được sử dụng tương đối phổ biến ở Việt Nam. Nguồn gốc của ERP bắt đầu từ Quy trình hoạch định nguyên vật liệu cho sản xuất MRP (Material Requirement Planning). Năm 1965, nó được mở rộng và phát triển thành MRP II (1975), và sau đó phát triển thành hệ thống ERP (2000). ERP tích hợp và tối ưu hóa theo thời gian thực bằng phần mềm và công nghệ được nhúng hệ thống với các tùy chọn mở - có thể tùy chỉnh tính năng/giải pháp theo nhu cầu sử dụng thực tế của từng ngành nghề/doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao năng suất và lợi thế cạnh tranh (Helo & Addo-Tenkorang, 2011). 

Theo Báo cáo chỉ số thương mại điện tử 2020 (Bộ Công Thương, 2020), tình hình triển khai sử dụng các phần mềm quản lý như ERP của các doanh nghiệp Việt Nam qua những năm gần đây thay đổi không đáng kể (năm 2016 là 17%, năm 2017 là 13%, năm 2018 là 18%, và năm 2019 là 17%), tính đến năm 2018 mới chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt ứng dụng ERP. Đa số doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa sử dụng các phần mềm này, cũng theo thống kê trên thì 40% các doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP, trong khi đó, chỉ có 14% các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng ERP. Ngoài ra, Theo Stanciu và Tinca (2013) thì thực tế việc triển khai và vận hành ERP tại các doanh nghiệp thường không đạt được kỳ vọng do chi phí cao và khung thời gian dài. Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp rất nhiều khó khăn khi triển khai ERP vào doanh nghiệp mình, mức độ ứng dụng chưa đạt được như kỳ vọng, phần lớn chỉ dừng lại ở mức độ vận hành, và kiểm soát quy trình rất ít doanh nghiệp có thể vận dụng sâu rộng các tính năng chuyên sâu và lập kế hoạch hóa.

ERP được xem như là một dạng phần mềm “sống” có thể phát triển và mở rộng theo thời gian với việc bổ sung thêm tính năng, nâng cấp theo định kỳ hoặc cập nhật phiên bản mới theo hợp đồng bảo trì hằng năm sau triển khai. Tại Việt Nam, do đặc thù nguồn lực tài chính và con người, rất nhiều dự án ERP được chia nhỏ và triển khai từng phần qua nhiều giai đoạn. Do đó, việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận công nghệ của NSD hệ thống sau khi triển khai EPR là một một vấn đề quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá lại hiệu quả toàn bộ quá trình triển khai nhằm nâng cao sự chấp nhận công nghệ của NSD đối với hệ thống quản trị, nâng cao năng lực vận hành và quản trị các nguồn lực. Theo Ives, Olson, và Baroudi (1983), sự chấp nhận công nghệ của NSD đối với hệ thống ERP là thước đo đánh giá chính được sử dụng để đánh giá xem các I/S được triển khai trong một tổ chức có hoạt động đúng và hiệu quả như kỳ vọng hay không. Sự chấp nhận công nghệ của NSD về một công nghệ luôn gắn liền với việc sử dụng công nghệ đó. Taherdoost và Keshavarzsaleh (2015) nhận xét rằng sự chấp nhận công nghệ của người dùng là rất quan trọng để triển khai thành công bất kỳ hệ thống công nghệ mới nào. Do đó, trong bối cảnh của hệ thống ERP, sự chấp nhận công nghệ của NSD là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công trong triển khai và vận hành hệ thống ERP (Maldonado & Sierra, 2013).

Các doanh nghiệp sử dụng ERP hầu hết đều là các doanh nghiệp vừa và lớn - những doanh nghiệp có quy trình sản xuất và kinh doanh đa dạng đòi hỏi công tác vận hành quản trị cần có sự hỗ trợ của hệ thống thông tin đủ mạnh. Ngành nghề phát triển, quy mô hoạt động đủ lớn, nhiều phòng ban, chức năng, đội ngũ nhân sự chất lượng cao và tiềm lực tài chính mạnh là yếu tố nền tảng cần thiết để họ để đầu tư và vận hành hệ thống ERP. Mục đích chính của một tổ chức khi vận hành hệ thống quản trị trên ERP là thu được thông tin chính xác theo thời gian thực, giúp tăng hiệu quả của tổ chức và giảm chi phí công việc, nâng cao hiệu suất, năng lực cạnh tranh và mang lại cơ hội kinh doanh rộng lớn cho tổ chức. Do đó, để thu được lợi ích tối đa từ việc triển khai tốn kém thì các nhà quản trị cần biết rõ đâu là các yếu tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận công nghệ của NSD đối với hệ thống ERP và mức độ ảnh hưởng của nó. Hiện nay, có rất nhiều nghiên cứu về sự chấp nhận công nghệ đối với với người sử dụng ERP tuy nhiên những nghiên cứu này đã thực hiện khá lâu và không phù hợp với đặc thù và bối cảnh hiện tại của các doanh nghiệp Việt Nam, các nghiên cứu trong nước về ERP cũng rất ít và chỉ tập trung ở những khía cạnh khác như nghiên cứu “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam” của Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung thực hiện năm 2013, Đề tài “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam” của Dương Thị Hải Phương thực hiện năm 2018, Nghiên cứu của Nguyễn Thị Huyền Trang và Nguyễn Duy Thanh (2014) với tiêu đề “Kì vọng, điều kiện thuận lợi và văn hóa trong sự Chấp nhận công nghệ hoạch định nguồn lực tổ chức”. Do đó, nhu cầu nghiên cứu lại là cần thiết và quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Đầu tiên, đề tài nghiên cứu cho người đọc có được cái nhìn tổng quát về sự chấp nhận công nghệ của NSD đối với ERP trong một doanh nghiệp cụ thể. Việc hiểu các yếu tố ảnh hưởng đển sự chấp nhận công nghệ của người sử dụng ERP sẽ là chỉ dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp đề ra giải pháp cải thiện công tác vận hành ERP nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, từ đó, thúc đẩy sự ứng dụng CNTT và vận hành công cụ quản trị hiện đại này vào doanh nghiệp.

Thứ hai, nghiên cứu này giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thêm tham chiếu khi xây dựng chính sách và giải pháp phù hợp nhằm nâng cao sự chấp nhận công nghệ của NSD đối với hệ thống ERP trong công tác quản trị doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở để các doanh nghiệp xem xét và đánh giá khi tiếp tục đầu nâng cấp hệ thống ERP trong tương lai cũng như tích hợp với các hệ thống quản trị khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, nghiên cứu có thể xem là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp đang áp dụng ERP (và cả các doanh nghiệp chuyên tư vấn triển khai phần mềm ERP) trong triển khai và vận hành đảm bảo sự thành công khi triển khai dự án; là cơ sở để nhà cung cấp dịch vụ triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP đặt đúng trọng tâm công việc, phạm vi, đối tượng phục vụ cần hướng đến khi ký kết hợp đồng bảo trì hàng năm.