Ý tưởng thiết kế module: Quản lý tiến trình
I> Mục tiêu: Module này dùng để quản trị tiến trình: Công việc/Chứng từ/ Quy trình/ Thiết bị/ Tài sản. Sau đây, Tạm gọi: Công việc/ chứng từ/ Quy trình/ Thiết bị/ ... là Trái Banh. Trái Banh này sẽ được mã hóa thành mã Barcode/ QR code. Dựa trên mã Barcode và QR Code này sẽ link và kết nối với hệ thống ERP để biết Trái Banh cụ thể đó là cái gì? Ví dụ: Công việc gì? Bộ chứng từ nào? Thiết bị & Tài sản cụ thể nào? ... Hoặc bất cứ thứ gì có mã hóa trong ERP và muốn quản lý tiến trình của nó.
Module này nên được thiết kế là một cái app chạy trên di động (Cả IOS và Android hoặc bằng Web browser), có thể đọc và cập nhật dữ liệu từ Barcode/ QR code. Ví dụ: Khi người Nhận quét mã QR code của bộ chứng từ nào đó ... thì ngay lập tức trong CÁI RỔ của họ sẽ có Bộ chứng từ đó. Và Trái Banh đó sẽ nằm ở đó cho đến khi có người khác nhận nó ...
Logic thiết kế này giúp người quản lý và người thực thi Process biết được ngay Trái Banh trách nhiệm đang nằm ở đâu? Mỗi người chơi tham gia vào một hoặc nhiều Procees nào đó thì sẽ có một hoặc nhiều cái "Rổ" đựng những loại banh khác nhau...Trái Banh nằm ở đâu thì biết ... việc tồn động ở đó! Nhìn vào cái rổ thì biết ai đang nhiều việc....ai ít việc....Người đó tham gia vào những Process nào....ở những khâu nào...Biết được tình trạng: Nhận Banh ở thời điểm nào....? Nhận từ ai? đã xử lý trong bao lâu và chuyền banh sang khâu khác hay chưa? Và chuyền sang ai? Chính bản thân từng cá nhân sẽ biết đang làm gì và cần làm gì.
II> Giới hạn pham vi
- Việc mã hóa những thông tin trên thành Mã QR Code là do hệ thống ERP hoặc các hệ thống khác thực hiện. Thứ tự mã hóa các chuỗi thông tin theo thứ tự quy ước từ trước mà Module Quản Lý Tiến Trình này có thể đọc và giải mã được....Module này ko thực hiện công việc mã hóa đó. Module này chỉ đọc những Trái banh có dán nhãn mã QR code có sẵn trên Bộ chứng từ/ Tài sản/ Nhãn CCDC....và cắt chuỗi thông tin mà nó đọc được thành những cột thông tin đã quy ước từ trước.
- Module này không quan tâm là trái banh đó CẦN chuyền cho ai, ai có quyền được nhận trái banh này và tiến trình của nó đã kết thúc hay chưa?
- Bất cứ ai cũng có quyền nhận nhận Banh...miễn là họ được cài đặt App và quét mã QR code đúng với cấu trúc đã quy ước trước. (nếu quét một mã QR code khác không đúng cấu trúc thì module này sẽ ko đọc được hoặc đọc được nhưng không hiểu và ko ghi nhận vào hệ thống).
1. Tab Document: Chứng từ
Mỗi bộ chứng từ sẽ mã hóa môt số thông tin quan trọng như: Số Chứng từ, ngày chứng từ, Nội dung thanh toán, Mã Nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Số tiền thanh toán, Thời hạn thanh toán. Tên người thụ hưởng, ngân hàng thụ hưởng, số tài khoản thụ hưởng... thành một mã QR Code. Bộ chứng từ được in ra từ hệ thống Epicor ERP và đã có sẵn nhãn QR code.
2. Tab Fixed Asset: Tài sản cố định
Mỗi mã tài sản cố định sẽ mã hóa thành một QR code: chứa đựng các thông tin sau: Mã AssetNum, Tên tài sản, số seri, Model, Nguyên giá, Giá trị còn lại, Ngày mua, Mã Nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, .... Nhãn QR code này cũng do Epicor ERP sinh ra.
3. Tab Tools: đồ nghề, Công cụ dụng cụ
Tương tự như TSCĐ nhưng thông tin giản đơn hơn: Mã Part, Tên Part, ngày nhận, Part Class, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, ghi chú....
III> Mô phỏng một trường hợp cụ thể:
Mỗi một nhân viên sẽ đăng nhập vào App trên điện thoại đi động, màn hình giao diện có thể thiết kế như bên dưới
User và Password ở màn hình này sẽ lấy từ User và Pass đăng nhập vào windowns máy tính (Giống như User và Pass đăng nhập Bitrix- Nếu user và pass của Bitrix thay đổi thì User và Pass đăng nhập ở module này cũng thay đổi theo).
Tại màn hình chính của App, mỗi người sẽ có 4 tab, Giao diện trên mobile dự kiến như sau:
Ví dụ: Anh A muốn bàn giao Bộ chứng từ như hình bên dưới cho anh B
Bước 2: Scan mã QR trên bộ chứng từ
Dữ liệu sau khi scan thì hệ thống sẽ nhận được chuỗi dữ liệu sau: 2405000~25/2/2024~Tra tien com T04/2024~BDZ001~Cong ty TNHH Ho tro Cong nghiep BIZEN~6,458,900~05/22/2024~Cong ty TNHH Ho tro Cong nghiep
BIZEN~BIDV- CH Dong Nai~6700890816Chuỗi dữ liệu này sẽ lập tức truyền vào bảng bên dưới theo đúng thứ tự quy ước
Sau khi quét, màn hình App trên điện thoại của Anh B sẽ hiện thị như sau:
1. Tab History: Dùng để xem lại lịch sử giao nhận
Xem lại lịch sử giao hàng liên quan đến chính người dùng đó
2. Tab Tracking: dùng để truy vấn tiến trình
-Tab này giúp người dùng tìm kiếm và truy vấn tiến trình....ví dụ: Truy vấn lại xem bộ chứng từ đó hiện giờ đã chuyển giao đến ai...lúc nào. Hoặc bộ đồ nghề đó hiện ai đang giữ.
- Tracking lại toàn bộ chứng từ và lịch sử giao nhận liên quan.
3. Tính năng hủy hoặc cancel chứng từ: tính giúp cho người dùng có thể hủy hoặc cancel "Bộ chứng từ/ TSCD& CCDC/ Đồ nghề" đó ra khỏi cái rổ của mình...tính năng này chỉ áp dụng khi "Bộ chứng từ/ TSCĐ/ Đồ nghề" đó bị hủy bỏ, thanh lý hoặc vì một lý do nào đó ko cần dùng đến nữa....khi người dùng tính năng "Hủy Bỏ" này hệ thống sẽ confirm lại với người dùng trước khi hủy...và lưu lại thông tin: Lý do hủy, Người hủy và Ngày hủy để có thể truy vết khi cần. Sau khi hủy thì trái banh đó sẽ được loại ra khỏi "RỔ HÀNG" của người dùng đó. Nó chỉ lưu tại tab 4. History để phục vụ truy vết mà thôi.
Module này nên được thiết kế là một cái app chạy trên di động (Cả IOS và Android hoặc bằng Web browser), có thể đọc và cập nhật dữ liệu từ Barcode/ QR code. Ví dụ: Khi người Nhận quét mã QR code của bộ chứng từ nào đó ... thì ngay lập tức trong CÁI RỔ của họ sẽ có Bộ chứng từ đó. Và Trái Banh đó sẽ nằm ở đó cho đến khi có người khác nhận nó ...
Logic thiết kế này giúp người quản lý và người thực thi Process biết được ngay Trái Banh trách nhiệm đang nằm ở đâu? Mỗi người chơi tham gia vào một hoặc nhiều Procees nào đó thì sẽ có một hoặc nhiều cái "Rổ" đựng những loại banh khác nhau...Trái Banh nằm ở đâu thì biết ... việc tồn động ở đó! Nhìn vào cái rổ thì biết ai đang nhiều việc....ai ít việc....Người đó tham gia vào những Process nào....ở những khâu nào...Biết được tình trạng: Nhận Banh ở thời điểm nào....? Nhận từ ai? đã xử lý trong bao lâu và chuyền banh sang khâu khác hay chưa? Và chuyền sang ai? Chính bản thân từng cá nhân sẽ biết đang làm gì và cần làm gì.
II> Giới hạn pham vi
- Việc mã hóa những thông tin trên thành Mã QR Code là do hệ thống ERP hoặc các hệ thống khác thực hiện. Thứ tự mã hóa các chuỗi thông tin theo thứ tự quy ước từ trước mà Module Quản Lý Tiến Trình này có thể đọc và giải mã được....Module này ko thực hiện công việc mã hóa đó. Module này chỉ đọc những Trái banh có dán nhãn mã QR code có sẵn trên Bộ chứng từ/ Tài sản/ Nhãn CCDC....và cắt chuỗi thông tin mà nó đọc được thành những cột thông tin đã quy ước từ trước.
- Module này không quan tâm là trái banh đó CẦN chuyền cho ai, ai có quyền được nhận trái banh này và tiến trình của nó đã kết thúc hay chưa?
- Bất cứ ai cũng có quyền nhận nhận Banh...miễn là họ được cài đặt App và quét mã QR code đúng với cấu trúc đã quy ước trước. (nếu quét một mã QR code khác không đúng cấu trúc thì module này sẽ ko đọc được hoặc đọc được nhưng không hiểu và ko ghi nhận vào hệ thống).
1. Tab Document: Chứng từ
Mỗi bộ chứng từ sẽ mã hóa môt số thông tin quan trọng như: Số Chứng từ, ngày chứng từ, Nội dung thanh toán, Mã Nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Số tiền thanh toán, Thời hạn thanh toán. Tên người thụ hưởng, ngân hàng thụ hưởng, số tài khoản thụ hưởng... thành một mã QR Code. Bộ chứng từ được in ra từ hệ thống Epicor ERP và đã có sẵn nhãn QR code.
2. Tab Fixed Asset: Tài sản cố định
Mỗi mã tài sản cố định sẽ mã hóa thành một QR code: chứa đựng các thông tin sau: Mã AssetNum, Tên tài sản, số seri, Model, Nguyên giá, Giá trị còn lại, Ngày mua, Mã Nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, .... Nhãn QR code này cũng do Epicor ERP sinh ra.
3. Tab Tools: đồ nghề, Công cụ dụng cụ
Tương tự như TSCĐ nhưng thông tin giản đơn hơn: Mã Part, Tên Part, ngày nhận, Part Class, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, ghi chú....
III> Mô phỏng một trường hợp cụ thể:
Mỗi một nhân viên sẽ đăng nhập vào App trên điện thoại đi động, màn hình giao diện có thể thiết kế như bên dưới
User và Password ở màn hình này sẽ lấy từ User và Pass đăng nhập vào windowns máy tính (Giống như User và Pass đăng nhập Bitrix- Nếu user và pass của Bitrix thay đổi thì User và Pass đăng nhập ở module này cũng thay đổi theo).
Tại màn hình chính của App, mỗi người sẽ có 4 tab, Giao diện trên mobile dự kiến như sau:
Ví dụ: Anh A muốn bàn giao Bộ chứng từ như hình bên dưới cho anh B
Anh B sẽ mở App trên điện thoại đi động của anh B và đăng nhập vào App:
Bước 1: Tại màn hình chính trên App, Anh B click vào nút đọc QR code như hình bên dưới
Bước 2: Scan mã QR trên bộ chứng từ
Dữ liệu sau khi scan thì hệ thống sẽ nhận được chuỗi dữ liệu sau: 2405000~25/2/2024~Tra tien com T04/2024~BDZ001~Cong ty TNHH Ho tro Cong nghiep BIZEN~6,458,900~05/22/2024~Cong ty TNHH Ho tro Cong nghiep
BIZEN~BIDV- CH Dong Nai~6700890816Chuỗi dữ liệu này sẽ lập tức truyền vào bảng bên dưới theo đúng thứ tự quy ước
Sau khi quét, màn hình App trên điện thoại của Anh B sẽ hiện thị như sau:
Anh B scan bao nhiêu bộ chứng từ thì ở màn hình này sẽ xuất hiện bấy nhiêu dòng. Nếu Anh B scan bộ chứng từ này 2 lần tức scan trùng thì hệ thống sẽ báo trùng và ngăn nó xuất hiện 2 lần.
Lưu ý: Người dùng có thể click vào thanh cuộn để cuộn qua các cột và dòng để đọc thông tin.
Tương tự, Nếu Bộ chứng từ (vật lý) đó chuyển cho Anh C: nếu anh C mở app của Anh C ra scan nó thì lập tức dòng record đó trên App của Anh B sẽ biến mất...và xuất hiện trên App của Anh C.
Mỗi một Bộ chứng từ, tại một thời điểm chỉ có thể thuộc một người duy nhất. Nếu anh C chuyển bộ chứng từ này lại cho Anh A thì anh A phải scan lại bộ chứng từ này. Khi đó, dòng dữ liệu trên App của Anh C sẽ biến mất và trên App của Anh A sẽ lại xuất hiện bộ chứng từ này- Trường hợp này ko được xem là trùng.
IV> Truy vấn và xem lại lịch sử giao nhận1. Tab History: Dùng để xem lại lịch sử giao nhận
Xem lại lịch sử giao hàng liên quan đến chính người dùng đó
2. Tab Tracking: dùng để truy vấn tiến trình
-Tab này giúp người dùng tìm kiếm và truy vấn tiến trình....ví dụ: Truy vấn lại xem bộ chứng từ đó hiện giờ đã chuyển giao đến ai...lúc nào. Hoặc bộ đồ nghề đó hiện ai đang giữ.
- Tracking lại toàn bộ chứng từ và lịch sử giao nhận liên quan.
3. Tính năng hủy hoặc cancel chứng từ: tính giúp cho người dùng có thể hủy hoặc cancel "Bộ chứng từ/ TSCD& CCDC/ Đồ nghề" đó ra khỏi cái rổ của mình...tính năng này chỉ áp dụng khi "Bộ chứng từ/ TSCĐ/ Đồ nghề" đó bị hủy bỏ, thanh lý hoặc vì một lý do nào đó ko cần dùng đến nữa....khi người dùng tính năng "Hủy Bỏ" này hệ thống sẽ confirm lại với người dùng trước khi hủy...và lưu lại thông tin: Lý do hủy, Người hủy và Ngày hủy để có thể truy vết khi cần. Sau khi hủy thì trái banh đó sẽ được loại ra khỏi "RỔ HÀNG" của người dùng đó. Nó chỉ lưu tại tab 4. History để phục vụ truy vết mà thôi.
Nhận xét
Đăng nhận xét