Mô tả công việc của kế toán công nợ nhân viên (Công nợ Tạm ứng và mua hàng)
KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NHÂN VIÊN
Bảng chức danh và mô tả công việc của nhân viên kế toán quản trị
Các nhân viên tham gia: .....
1. Hạch toán công nợ nhân viên
- Nhận hồ sơ thanh toán hoàn ứng của nhân viên mua hàng và chứng từ thanh toán cho nhân viên
- Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ và hợp lý của bộ chứng từ thanh toán (đã có sự kiểm tra từ trưởng bộ phận, ký nháy trên bộ đề nghị thanh toán, bộ chứng từ đã làm đúng Form mẫu quy định).
- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn, kiểm tra báo giá của NCC đã có đầy đủ chữ ký, được duyệt hay chưa. Kiểm tra PO mua hàng để phân loại chứng từ và dòng phiếu hạch toán, kiểm tra PO đã nhập kho chưa, kiểm tra có hợp đồng với nhà cung cấp nếu PO trên 30 triệu. Yêu cầu bổ sung chứng từ nếu có.
- Hạch toán công nợ mua hàng, in phiếu hạch toán, kiểm tra bút toán và kẹp chứng từ.
- Post nghiệp vụ, In tuổi nợ kiểm tra công nợ và ký kiểm tra chứng từ.
- Photo hóa đơn kẹp cùng phiếu hạch toán để lưu phần hành thuế
- Trình trưởng bộ phận ký duyệt và chuyển chứng từ cho KSNB
- Nhận lại chứng từ đã ký duyệt để lên lịch thanh quyết toán tạm ứng
- Giải trừ tạm ứng trừ dần vào lương của nhân viên.
- Hàng tháng, lập bảng excel cấn trừ công nợ BGĐ sau khi bộ chứng từ thanh toán liên quan được duyệt
2. Rà soát lại công nợ nhận hàng trước của nhân viên
- Rà soát lại công nợ nhận hàng trước chưa có hóa đơn của nhân viên để gửi các bộ phận liên quan
- Note lại những công nợ đã quá hạn hoặc những bộ chứng từ còn vướng mắc.
- Nhắc nhở bộ phận bổ sung chứng từ còn thiếu trước đó.
- Nhận điện thoại trả lời cho nhân viên, các bộ phận liên quan tới công nợ mình phụ trách.
3. Soạn thảo hợp đồng vay nội bộ
- Soạn thảo hợp đồng vay nội bộ theo mẫu sẵn có
- Trình ký BGĐ
- Tạo khế ước vay nội bộ trên Epicor ( "Setup và Mapping" Segment vay nội bộ). Tham khảo bài viết: Tạo tự động Phiếu thu tiền mặt từ AP invoice trên Epicor
- Nhập bút toán ghi nhận công nợ khoản vay nội bộ "AP Invoice Entry" gán với Segment Reference đã tạo
4. Tính và đối chiếu lãi vay tiền mặt hàng tháng
- Sau khi đã hạch toán các khoản công nợ vay và matching hết tài khoản trung gian 33195000
Các nhân viên tham gia: .....
1. Hạch toán công nợ nhân viên
- Nhận hồ sơ thanh toán hoàn ứng của nhân viên mua hàng và chứng từ thanh toán cho nhân viên
- Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ và hợp lý của bộ chứng từ thanh toán (đã có sự kiểm tra từ trưởng bộ phận, ký nháy trên bộ đề nghị thanh toán, bộ chứng từ đã làm đúng Form mẫu quy định).
- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn, kiểm tra báo giá của NCC đã có đầy đủ chữ ký, được duyệt hay chưa. Kiểm tra PO mua hàng để phân loại chứng từ và dòng phiếu hạch toán, kiểm tra PO đã nhập kho chưa, kiểm tra có hợp đồng với nhà cung cấp nếu PO trên 30 triệu. Yêu cầu bổ sung chứng từ nếu có.
- Hạch toán công nợ mua hàng, in phiếu hạch toán, kiểm tra bút toán và kẹp chứng từ.
- Post nghiệp vụ, In tuổi nợ kiểm tra công nợ và ký kiểm tra chứng từ.
- Photo hóa đơn kẹp cùng phiếu hạch toán để lưu phần hành thuế
- Trình trưởng bộ phận ký duyệt và chuyển chứng từ cho KSNB
- Nhận lại chứng từ đã ký duyệt để lên lịch thanh quyết toán tạm ứng
- Giải trừ tạm ứng trừ dần vào lương của nhân viên.
- Hàng tháng, lập bảng excel cấn trừ công nợ BGĐ sau khi bộ chứng từ thanh toán liên quan được duyệt
2. Rà soát lại công nợ nhận hàng trước của nhân viên
- Rà soát lại công nợ nhận hàng trước chưa có hóa đơn của nhân viên để gửi các bộ phận liên quan
- Note lại những công nợ đã quá hạn hoặc những bộ chứng từ còn vướng mắc.
- Nhắc nhở bộ phận bổ sung chứng từ còn thiếu trước đó.
- Nhận điện thoại trả lời cho nhân viên, các bộ phận liên quan tới công nợ mình phụ trách.
3. Soạn thảo hợp đồng vay nội bộ
- Soạn thảo hợp đồng vay nội bộ theo mẫu sẵn có
- Trình ký BGĐ
- Tạo khế ước vay nội bộ trên Epicor ( "Setup và Mapping" Segment vay nội bộ). Tham khảo bài viết: Tạo tự động Phiếu thu tiền mặt từ AP invoice trên Epicor
- Nhập bút toán ghi nhận công nợ khoản vay nội bộ "AP Invoice Entry" gán với Segment Reference đã tạo
4. Tính và đối chiếu lãi vay tiền mặt hàng tháng
- Sau khi đã hạch toán các khoản công nợ vay và matching hết tài khoản trung gian 33195000
- Đối chiếu giữa chi tiết và tổng hợp tài khoản nợ vay và đối chiếu giữa công ty thành viên (Đối chiếu lãi vay trên TK 34130000 hoặc 1283000 ở dashboard "AP Aged')
- Lập bảng excel để tính lãi vay (dựa trên hợp đồng đã ký)
- Đối chiếu số liệu lại với BP ngân hàng, trình ký và hạch toán
5. Đối chiếu công nợ tạm ứng và rà soát thu hồi tạm ứng quá hạn
- Đối chiếu chi tiết và tổng hợp công nợ tạm ứng nhân viên (TK 14110000), tài khoản công nợ nhân viên (33120000). Tham khảo bài viết: Giới thiệu Dashboard **PATC - AP Aged trong Epicor
- Gửi email nhắc các bộ phận bổ sung chứng từ hoàn ứng và thanh lý
- Xác nhận tạm ứng nhân viên vào cuối năm, In thư phát hành công nợ, trình ký, chuyển nhân viên xác nhận (TK 1411) hoặc xác nhân công nợ khi người lao động nghỉ việc
- Cuối tháng, rà soát các khoản dư nơ tạm ứng quá hạn, gửi email tạm ứng khấu trừ lương (nếu có) và chuyển sang thanh toán lương tiền mặt để thu hồi nếu quá hạn. Tham khảo bài viết: Giới thiệu dashboard **PATC - Overdue Prepayment
6. Giải trình với kiểm soát nội bộ về tiền mặt, công nợ nhân viên
- Sau khi nhận được hồ sơ từ kiểm soát nội bộ trả về tiến hành đối chiếu với file
- Kiểm tra và bổ sung hồ sơ nếu có và gửi lại biên bản giải trình cho KSNB
- KSNB ra biên bản giải trình, trình chuyển trưởng bộ phận phê duyệt
- Lập bảng excel để tính lãi vay (dựa trên hợp đồng đã ký)
- Đối chiếu số liệu lại với BP ngân hàng, trình ký và hạch toán
5. Đối chiếu công nợ tạm ứng và rà soát thu hồi tạm ứng quá hạn
- Đối chiếu chi tiết và tổng hợp công nợ tạm ứng nhân viên (TK 14110000), tài khoản công nợ nhân viên (33120000). Tham khảo bài viết: Giới thiệu Dashboard **PATC - AP Aged trong Epicor
- Gửi email nhắc các bộ phận bổ sung chứng từ hoàn ứng và thanh lý
- Xác nhận tạm ứng nhân viên vào cuối năm, In thư phát hành công nợ, trình ký, chuyển nhân viên xác nhận (TK 1411) hoặc xác nhân công nợ khi người lao động nghỉ việc
- Cuối tháng, rà soát các khoản dư nơ tạm ứng quá hạn, gửi email tạm ứng khấu trừ lương (nếu có) và chuyển sang thanh toán lương tiền mặt để thu hồi nếu quá hạn. Tham khảo bài viết: Giới thiệu dashboard **PATC - Overdue Prepayment
6. Giải trình với kiểm soát nội bộ về tiền mặt, công nợ nhân viên
- Sau khi nhận được hồ sơ từ kiểm soát nội bộ trả về tiến hành đối chiếu với file
- Kiểm tra và bổ sung hồ sơ nếu có và gửi lại biên bản giải trình cho KSNB
- KSNB ra biên bản giải trình, trình chuyển trưởng bộ phận phê duyệt
Nhận xét
Đăng nhận xét